Бухгалтерия не терпит неточностей и ошибок, однако в большинстве организаций на практике дело обстоит совсем иначе. Заботиться о том, чтобы прекратить любые недостатки должен, прежде всего, главный бухгалтер. При этом он должен не просто устранять ошибки, но и выявлять виновных в них лиц, устанавливать причину нарушения и предпринимать все меры к тому, чтобы в будущем не допускать подобного. Для того, чтобы усовершенствовать работу бухгалтерии есть несколько несложных приемов.
Для удобства рассмотрим их на конкретном примере. Сегодня все чаще можно встретить нарушения, которые связаны с неверным заполнением документов для налоговых органов, допустим, счета-фактуры на приобретенный товар или услугу. Что нужно предпринять для того, чтобы бухгалтерия в дальнейшем не совершала подобных нарушений?
Прежде всего, вам необходимо сделать проверку подобных документов более жесткой и обязать сотрудников не вносить в книгу покупок данных о тех из них, чьи счета-фактуры имеют ошибки или еще не до конца оформлены. Далее вы можете по средствам соответствующего приказа сделать обязательным условие о том, что поставщики обязуются возмещать покупателю все материальные утраты, которые возникнут у него в связи с несвоевременным представлением или неправильным оформлением продавцом счетов-фактур.
Кроме того, вы можете вписать условие о том, что должностные лица несут ответственность за то, насколько правильно и своевременно поставщики предоставляют бухгалтерские услуги, в том числе и счета фактуры. Не забудьте указать и штрафные санкции за нарушение данного пункта. Выбранные организацией должностные лица должны получить от бухгалтерии правильно заполненные образцы соответствующей документации (опять же верно заполненные счета-фактуры).
В тех случаях, когда документы оформляются несвоевременно или неправильно об этом должно быть доложено главному бухгалтеру и руководителям организации, для того, чтобы выявить виновных и принять необходимые меры. Не забывайте о том, что установленные штрафы и санкции, которые вы будете применять к должностным лицам компании, непременно должны быть прописаны в действующих в организации документах об оплате труда, премировании и так далее.
Неплохое решение по совершенствованию работы бухгалтерии заключается в том, чтобы каждый заинтересованный желающий мог высказать свое мнение на этот счет, не забывайте о том, что политика любой компании должна соответствовать современным требованиям и тенденциям.
Стоит сказать, что реальная административная и уголовная ответственность за нарушение или обман налоговых и контролирующих органов ложиться, как правило, на плечи руководителей компаний и их главных бухгалтеров. Поэтому именно они, а не юристы, финансовые директора и заместители должны заботиться о том, чтобы вся финансово-хозяйственная деятельность велась безупречно. Конечно, это не значит, что прочие лица, которые представляют документы в бухгалтерию, могут снять с себя всю ответственность.
Заботиться о процветании и успехе работы должен каждый сотрудник организации.