Нередко даже при добросовестном ведении бухгалтерского учета, аудиторская проверка вскрывает множество ошибок (иногда значительных) в предоставляемой отчетности. Данные камеральных налоговых проверок деклараций НДС говорят о том, что лишь в 10-15% организаций не имеют недостатков по заполнению. Для бухгалтера, старающегося сделать свою работу безупречно, такие ошибки всегда досадны. Разумеется, большинство из них обусловлено объективными причинами. Главная из них – традиционная перегруженность современных бухгалтерий, которые занимаются всеми видами учета. Их правила не всегда совпадают, да и ведение отчетности по каждому виду учета имеет свою специфику. Кроме того, в руководящие документы регулярно вносятся изменения, и не всегда получается за ними уследить.
Однако наряду с объективными факторами бухгалтерских ошибок существуют и субъективные, которые вполне можно исключить, надлежащим образом организовав работу бухгалтерии. Один из них – пренебрежение процедурой, которая была обязательной в советские времена, называемой проверкой документов «во вторую руку». Ее суть заключается в том, что после составления документа одним бухгалтером, второй работник полностью его перепроверяет. После этого он ставит свою подпись, тем самым разделяя ответственность с составителем платежного или сводного документа за правильность приведенных в нем данных. Проверка «во вторую руку» занимает не более 10% времени, от необходимого для составления документа. Зато его достоверность и качество подготовки заметно возрастают. Такая система имеет и другой существенный плюс, поскольку повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии. Также, проверка «во вторую руку» существенно сокращает время, необходимое для устранения недочетов, если таковые все таки будут выявлены сторонними проверяющими.
Второй серьезной причиной возникновения нарушений и ошибок в учете является не совсем правильная организация работы бухгалтерии. Во многих организациях она представляет собой место свободного доступа сотрудников, а попросту говоря, проходной двор. Зачастую туда заходят менеджеры и рабочие обсудить вопросы, имеющие лишь опосредованное отношение к производству – для консультаций или просто поболтать. В результате работники бухгалтерии постоянно отвлекаются от своих прямых обязанностей, требующих предельной концентрации, четкости и внимательности. Неудивительно, что в итоге в документах возникают ошибки и недочеты. Из-за таких полупраздных посещений основная работа нередко откладывается на вечер, когда ясность мышления уже снижена или приходится действовать второпях. Поэтому руководство фирмы должно предусмотреть (а в интересах бухгалтеров – поспособствовать этому) четкий распорядок посещения бухгалтерии работниками организации.
Кроме того, важно чтобы такие визиты носили сугубо производственный характер. Как показывает практика, наиболее эффективно установить временем посещения бухгалтерии час-полтора до обеда и столько же после обеденного перерыва. В остальные отрезки рабочего времени прием должен осуществляться только с разрешения директора организации.